Функциональные возможности прикладного решения "1С:Документооборот 8 КОРП"

1С:Документооборот 8 КОРП в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

    Работа с документами

    1С:Документооборот 8 КОРП позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

    Хранение и права доступа 

    В конфигурации программы 1С:Документооборот 8 КОРП внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

    Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

    Дополнительно к этому все данные конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

    Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

    Регистрация входящих и исходящих документов 

    1С:Документооборот 8 КОРП позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

    Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

    Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

    • учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
    • автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
    • оповещение исполнителей;
    • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
    • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
    • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

    Учет обращений граждан

     В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

    Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

    Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

    Учет договоров

     В 1С:Документообороте 8 КОРП автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

    • подготовка проекта договора;
    • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
    • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
    • учет и контроль сроков действия договоров;
    • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
    • многовалютный учет сумм договоров;
    • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
    • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
    • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
    • расторжение договора.

    Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

    Сканирование

     В 1С:Документообороте 8 КОРП предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

    Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

    Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

    Просмотр, редактирование и контроль версий 

    Для просмотра и редактирования документов 1С:Документооборот 8 КОРП использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

    Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

    1С:Документооборот 8 КОРП обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

    При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

    Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

    Шаблоны документов и файлов

     В 1С:Документообороте 8 КОРП пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

    При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

    Штрихкодирование документов

     В 1С:Документообороте 8 КОРП всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

    • распечатать на отдельном листе;
    • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
    • распечатать на наклейке;
    • вставить в электронный документ как изображение.

    Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

    Печать регистрационных штампов документов

     В 1С:Документообороте 8 КОРП пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

    Связи между документами

     В 1С:Документообороте 8 КОРП предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

    Несколько резолюций в документах

     В карточке документа 1С:Документооборота 8 КОРП можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

    Переадресация входящих документов

     В программе 1С:Документооборот 8 КОРП можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

    Контроль переданных документов

     Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

    Задачи и процессы, работа пользователей

    В программе 1С:Документооборот 8 КОРП для автоматизации взаимодействия пользователей используются процессы. Процессы представляют собой цепочки заранее подготовленных действий, которые должны выполнить различные пользователи. В программе предусмотрены следующие типовые процессы:

    • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
    • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
    • Согласование: приложенные к такому процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В 1С:Документообороте 8 КОРП поддерживаются такие варианты согласования, как: 
      -       параллельное; 
      - последовательное; 
      - смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
    • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
    • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
    • Ознакомление: с помощью этого процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
    • Поручение: с помощью этого процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
    • Обработка входящего документа: этот процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
    • Обработка исходящего документа: этот процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.

    Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

    Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

    Сроки исполнения процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

    Реализован автоматический запуск процессов по расписанию.

    Поддерживается иерархия подчиненности процессов и их задач. При создании процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого процесса. Таким образом, выстраивается иерархия процессов и задач, которую могут видеть все участники этих процессов с учетом прав доступа.

    Имеется возможность временной остановки процессов, которая распространяется на все подчиненные процессы и их задачи.

    Комплексные процессы

    Для автоматизации сложных процессов в программе 1С:Документооборот 8 КОРП используется механизм комплексных процессов. Под сложными процессами понимаются процессы состоящие из цепочки разных действий, например при обработке заявления на отпуск сначала требуется согласовать заявление на отпуск, затем перевести отпускные на карту сотрудника и, наконец, внести отсутствие в базу. В подобных случаях удобно использовать комплексный процесс. 

    Комплексный процесс состоит из набора заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по заранее настроенному порядку и при определенных условиях. 

    В программе имеется возможность представить комплексный процесс в виде схемы. Схема позволяет просмотреть маршрут процесса, узнать текущее состояние действий, посмотреть условия маршрутизации (если они используются для определения порядка выполнения того или иного действия).

    Проекты

    Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Жизненный цикл проекта состоит из следующих этапов:

    • Инициация проекта.
    • Планирование проекта.
    • Утверждение плана проекта.
    • Старт проектных работ.
    • Выполнение проекта.
    • Завершение проекта.

    В программе 1С:Документооборот 8 КОРП проекты используются для автоматизации операционной деятельности по исполнению плана проекта и для ведения аналитического учета всех данных в разрезе проектов.омплексный процесс состоит из набора заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по заранее настроенному порядку и при определенных условиях. 

    При создании проекта указывается проектная команда, вводится план проекта. На основании введенных данных система может автоматически рассчитать календарный график проекта. Для иллюстрации календарного графика проекта используется диаграмма Ганта. После старта проектных работ, на основании проектных задач формируются задачи исполнителям. Исполнители отражают в системе выполнение задач по проектам и трудозатраты по задачам.

    Анализировать и контролировать проекты можно при помощи отчета "Проекты", отчет содержит несколько вариантов настроек, позволяющих получить различную информацию, связанную с проектами.

    Мероприятия

    Для организации и проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний в программе 1С:Документооборот 8 КОРП можно использовать Мероприятия. Функционал подсистемы Мероприятия, позволяет решать следующие задачи по этапам мероприятий:

    • Подготовка: 
      - планирование участников, места и времени мероприятий, 
      - оформление программы мероприятий, 
      - согласование участия (места, времени), 
      - подготовка материалов к мероприятию, 
      - рассылка участникам материалов к мероприятию.
    • Проведение: 
      - фиксирование присутствующих/отсутствующих, 
      - фиксирование принятых решений.
    • Оформление протокола: 
      - подготовка протокола, 
      - согласование протокола, 
      - утверждение протокола.
    • Исполнение решений.
    • Анализ мероприятий.

    Форум

    В программе 1С:Документооборот 8 КОРП для обмена мнениями и обсуждения рабочих вопросов можно использовать Форум. Форум позволяет присоединить к обсуждаемой теме документы, файлы, голосования, диаграммы и схемы, что делает результат обсуждения намного нагляднее.

    Встроенная почта

    Программа представляет возможность вести учет входящей и исходящей электронной почты непосредственно в 1С:Документооборот 8 КОРП. 

    Встроенная почта - это основной способ совместной работы сотрудников. Письма встроенной почты являются такими же учетными единицами, как входящие и исходящие документы. Они точно так же участвуют в документообороте, могут ссылаться друг на друга, выводиться в отчеты и становиться основанием для создания процессов.

    Для получения и отправки писем сервер программы 1С:Документооборот 8 КОРП взаимодействует с почтовыми серверами при помощи регламентных заданий.

    Поиск

    Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

    В программе 1С:Документооборот 8 КОРП реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

    Учет рабочего времени и контроль исполнения

    Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

    В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

    Интеграция "1С:Документооборотом 8 КОРП" с "1С:ERP Управление предприятием 2.0"

    При интеграции, программа 1С:Документооборотом 8 КОРП дополняет прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2.0 следующими возможностями:

    • ведение внутреннего документооборота – создание и редактирование входящих, исходящих и внутренних документов, создание поручений, согласование документов, отслеживание выполнения задач; запуск и работа с процессами 1С:Документооборота 8 КОРП – все эти функции доступны как из 1С:Документооборота 8 КОРП, так и из 1С:ERP Управление предприятием 2.0;
    • хранение файлов из 1С:ERP Управление предприятием 2.0 в 1С:Документообороте 8 КОРП, сокращение объема информационной базы 1С:ERP Управление предприятием 2.0 без потери связи файлов с документами и справочниками 1С:ERP Управление предприятием 2.0;
    • создание и отправка писем электронной почты 1С:Документооборота 8 КОРП непосредственно из интерфейсов рабочих мест 1С:ERP Управление предприятием 2.0 (объектов ERP-системы);
    • учет рабочего времени сотрудников в 1С:Документообороте 8 КОРП из интерфейса 1С:ERP Управление предприятием 2.0, использование объектов ERP-системы для аналитического учета использования временных ресурсов предприятия.

    С 1С:Документооборот 8 КОРП интегрировано порядка 250 документов и справочников 1С:ERP Управление предприятием 2.0, например, "Коммерческое предложение", "Заказ покупателя", "Реализация товаров и услуг", "Контрагенты", "Договоры", производственные документы.

    1С:Документооборот 8 КОРП может быть использован как связующее звено между задачами, выполняемыми в различных информационных базах 1С:ERP Управление предприятием 2.0 одной инфраструктуры, при этом реализуется бесшовная интеграция решений на уровне интерфейса пользователя.