Пять вопросов о внедрении СЭД

Зачем внедрять систему электронного документооборота

В своей книге "Бизнес со скоростью мысли" Билл Гейтс пишет:

«Я твердо верю в одну простую вещь: самый надежный способ выделить свою компанию среди конкурентов, оторваться от толпы преследователей — это хорошо организовать работу с информацией. Именно то, как вы собираете, организуете и используете информацию, определяет, победите вы или проиграете».

Система Электронного Документооборота (СЭД) и является инструментом хорошей организации работы с информацией, в частности – инструментом организации, контроля и управления коллективной работой сотрудников с информацией.

Эффект от внедрения СЭД

Какую систему электронного документооборота выбрать

Как и любой проект автоматизации, проект создания СЭД содержит консалтинговую часть и собственно внедрение адекватно выбранного программного продукта. Существует мнение, что в проектах создания СЭД консалтинговая часть играет определяющую роль, а выбор программного обеспечения не принципиален. Вот что  пишет Юрий Шойдин, CIO питерской Группы Компаний «Интарсия», в своей статье об опыте внедрении СЭД, с использованием "1С:Документооборот 8":

"...если Вы все сделали правильно при подготовке и реализации проекта, инструмент большой роли не играет".

Действительно, на рынке представлен ряд продуктов для создания СЭД, и лучшие из них содержат (в той или иной мере) необходимый функционал. Однако рекомендуемый нами программный продукт "1С:Документооборот 8" выделяется среди прочих СЭД следующими преимуществами:

  • оптимальное соотношение цена-качество,
  • соответствие национальным стандартам,
  • технологические преимущества,
  • широкие интеграционные возможности, масштабируемость,
  • проработанные процессы внедрения, обучения, поддержки.

  • см. подробнее...

    Программный продукт "1С:Документооборот 8" выпускается в трех вариантах:

  • 1С:Документооборот 8 КОРП - для средних и крупных предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
  • 1С:Документооборот государственного учреждения - аналог "1С:Документооборот 8 КОРП" для государственных (муниципальных) учреждений.
  • 1С:Документооборот 8 ПРОФ - для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.

  • см. подробнее...

    Все функциональные опции выбранной версии "1С:Документооборота" входят в комплект поставки и не требуют приобретения дополнительных модулей, как это часто бывает при приобретении прочих СЭД.

    Для самостоятельного знакомства с программным продуктом "1С:Документооборот 8" фирма "1С" предоставляет возможность подключиться к демонстрационным базам через веб-браузер или через тонкий клиент.

    Однако мы рекомендуем самостоятельное знакомство с демо-базами "1С:Документооборот 8" проводить после обзорной демонстрации продукта, которую проводят (дистанционно, через интернет) специалисты нашей компании. Живой показ продукта и непосредственное общение со специалистом позволят вам за короткое время получить основательное представление о продукте "1С:Документооборот 8".

    Демонстрация проводится бесплатно. Подать заявку на демонстрацию продукта "1С:Документооборот 8" можно по электронной почте ger@gela-it.ru. В письме укажите ваш контактный телефон, и наш специалист свяжется с вами и согласует удобное для вас время. Вы можете сделать заявку на демонстрацию, просто позвонив нам по телефону.

    Полезные ссылки:

    Как рассчитать стоимость программного обеспечения

    Для построения СЭД на базе конфигурации "1С:Документооборот 8" потребуются, помимо самого продукта, дополнительные клиентские лицензии, а также лицензия на сервер "1С:Предприятие 8".

    Поскольку лицензирование "1С:Документооброта" ведется по количеству активных соединений, а не по количеству рабочих мест, то, как показывает опыт, достаточно приобрести одну пользовательскую лицензию на 3 - 5 пользователей.

    Если вы уже используете продукты линейки "1С:Предприятие 8" и у вас есть сервер и клиентские лицензии, используемые с этими продуктами, то итоговая стоимость программного обеспечения для СЭД станет меньше. Она сложится только из стоимости конфигурации и необходимого числа дополнительных клиентских лицензий.

    Что касается обновлений программного продукта, то являясь подписчиком ИТС, вы также получаете возможность скачивать обновления совершенно бесплатно. Это можно сделать самостоятельно или через партнеров фирмы "1С".

    см. подробнее...

    Как выбрать партнера по внедрению

    Для обеспечения высокого качества обслуживания клиентов, заинтересованных в создании СЭД, фирма "1С" сформировала сеть Центров компетенции по документообороту (ЦКД).

    Партнеры-франчайзи «1С», получившие статус ЦКД, предоставляют широкий набор необходимых услуг по установке, внедрению и сопровождению программного обеспечения, в том числе услуги по автоматизации процессов документооборота, а также консультирование и помощь в построении и оптимизации процессов документооборота.

    Фирма «1С» на своем сайте ведет Рейтинг ЦКД, который призван помочь потенциальному клиенту выбрать партнера по внедрению продукта "1С:Документооборот". Рейтинг ЦКД формируется по совокупности показателей, при этом основную роль в определении позиции партнера в Рейтинге играют следующие показатели:

  • Количество сертификатов "1С:Профессионал" по "1С:Документооборот", т.е. количество сотрудников, ознакомившихся с продуктом и прошедших сертификацию;
  • Количество АРМ во внедренных решениях "1С:Документооборот"; этот показатель вкупе с количеством проектов внедрения характеризует реальный опыт компании и масштабы проектов внедрения "1С:Документооборот 8".
  • Как и во всяком рейтинге, в Рейтинге ЦКД необходимо оценивать сбалансированность показателей; в данном случае компания со значительным количеством сертификатов и небольшим количеством внедрений и АРМ может оказаться в Рейтинге ЦКД выше, чем компания, в которой относительно меньшее количество сертифицированных сотрудников имеет больший практический опыт внедрения «1С:Документооборот 8».

    Надеемся, что этот комментарий поможет вам правильно сориентироваться в Рейтинге ЦКД.

    Почему стоит выбрать нас

    ckd.png

    Внедрение систем электронного документооборота с использованием программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" - одна из основных специализаций нашей компании. Компания имеем статус "1С:Центр компетенции по документообороту" и входит в первую двадцатку Рейтинга ЦКД.

    Используемые нами технологии выполнения проектов позволяют:

  • эффективно работать с клиентами из любых регионов России,
  • минимизировать стоимость проектов внедрения СЭД.

  • Полный перечень выполненных нами проектов внедрения СЭД можно посмотреть в справочнике "Внедренные решения" на сайте фирмы "1С"; ниже приводятся некоторые из них:

  • Внедрение решения "1С:Документооборот 8 КОРП" в Группе компаний "ЭФКО" (Белгородская обл.) - система на 55 пользователей,
  • Внедрение решения "1С:Документооборот 8 КОРП" в Группе компаний "Би-Ай Гранум" (г. Москва) - система на 64 пользователя,
  • Построение системы электронного документооборота в компании "Полипласт Новомосковск" на базе продукта "1С:Документооборот КОРП" (Тульская обл.) - система на 50 пользователей.
  • Мы рекомендуем нашим клиентам (если это применимо в их случае) реализовать проект внедрения "1С:Документооборот 8" поэтапно, по подсистемам: например, работа с входящими и исходящими документами, работа с договорами, организация и проведение совещаний и т.д.. На каждом этапе мы стараемся максимально внедрить типовой функционал конфигурации, осуществляя лишь действительно необходимые доработки. Дополнительные пожелания сотрудников Заказчика, возникшие уже в процессе практической работы с подсистемой, а не на стадии предварительного знакомства с продуктом, реализуется в период сопровождения. При таком подходе клиент достаточно скоро получает реальную отдачу от инвестиций в проект, повышается уверенность клиента в успешном завершении проекта, уменьшается объем доработок, а следовательно, и стоимость проекта.

    При внедрении каждой подсистемы выполняются следующие работы:

  • определение требований заказчика,
  • настройка внедряемой подсистемы в "1С:Документооборот",
  • заполнение необходимой нормативно-справочной информации,
  • групповое обучение пользователей работе с подсистемой,
  • поддержка пользователей в начальный период эксплуатации подсистемы.

  • Итоговая стоимость наших услуг в проекте внедрения СЭД зависит от распределения объема работ по проекту между нами и специалистами заказчика. Если у заказчика достаточно собственных ресурсов, то наше участие может быть сведено к обучению и консультированию проектной команды заказчика, и в этом случае стоимость наших услуг будет минимальна. Если собственных ресурсов заказчик не имеет, то весь объем работ по проекту выполняется нашими специалистами, и, соответственно, стоимость наших услуг выше. Таким образом, можно найти способ реализации проекта внедрения СЭД при любом разумном бюджете.

    Первый шаг

    Если вы лишь задумались о построении системы электронного документооборота или уже  находитесь на этапе выбора продукта или на этапе выбора партнера по внедрению, мы рекомендуем вам направить нам запрос на бесплатную демонстрацию продукта "1С:Документооборот 8". Это позволит вам получить достаточно обстоятельное представление о функционале продукта и в процессе непосредственного общения оценить как продукт, так и квалификацию и компетентность наших специалистов. Мы готовы также предоставить контакты наших клиентов, чтобы вы могли получить их отзывы о работе с нами.

    Оставьте заявку на проведение демонстрации прямо сейчас позвонив нам по одному из номеров: (473) 272-70-97, 277-67-47.